ה-Notified Bodies אומרים לכם בדיוק מה לא לעשות בתיעוד הטכני. האם אתם מקשיבים?

יש מסמך שכל מי שמכין תיעוד טכני למכשיר רפואי לשוק האירופאי חייב להכיר. הוא קיים מ-2022, עודכן שלוש פעמים מאז, והגרסה הרביעית שלו ראתה אור באפריל 2026. מדובר ב-Best Practice Guidance של Team-NB, ארגון ה-Notified Bodies האירופאי, לגבי הגשת תיעוד טכני לפי Annex II ו-III של MDR 2017/745.

אבל מה שהופך אותו לנדיר באמת, זה לא הרשימות של מה הוא צריך לכלול, זה החלק שבו ה-NBs פותחים את הקלפים ואומרים בצורה מפורשת: אלה הטעויות שאנחנו רואים שוב ושוב. אלה המלכודות הנפוצות שמאיטות את ההערכה, גורמות לשאלות, ובמקרים חמורים מובילות להמלצה שלילית שלנו.

זה לא ייעוץ כללי. תסתכלו על זה כתיעוד רשמי של כשלים שנצפו בשטח, מקובץ לפי נושאי ה-TD. ניצלתי את הזדמנות יציאת הגרסה החדשה לעבור על כל פרק ופרק ולרכז כאן את כל הממצאים בצורה שימושית.

1. תיאור המכשיר ומפרטיו

שלוש מלכודות נפוצות בולטות בחלק הראשון של ה-TD:

• חוסר עקביות בין מסמכים הוא הבעיה הנפוצה ביותר. ה-DoC משתמש בקיצורים בעוד שהתיוג משתמש בשם המלא. הוריאנטים והקונפיגורציות, כולל קונפיגורציות אריזה, אינם עקביים לאורך כל ה-TD.

• הצדקות לא מפורטות מספיק לסיווגים ולהגדרות. דוגמה קלאסית: מכשיר שכולל חומר תרופתי, ללא הסבר מדוע אותו חומר נחשב עזר לפעולה המכנית של המכשיר.

• התוויות נגד שלא כוללות אנטומיה ספציפית או אוכלוסיות מיוחדות במקרים שבהם אין ראיות לשימוש בטוח באותם מצבים. אם אין ראיות לשימוש בטוח, חייבת להיות התוויית נגד.

2. מידע שהיצרן מספק (IFU, תיוג, DoC)

שישה כשלים נפוצים מזוהים בפרק זה:

• Basic UDI-DI מוקצה באופן שגוי כבר בשלב הגשת התיעוד הראשוני, מה שמוביל לתיקונים במהלך ההערכה.

• Basic UDI-DI לא עקבי לאורך הבקשה, ב-DoC (בגרסת טיוטה), ב-TD, ב-PSUR ודוחות ה-PMS.

• ה-IFU מערבב בין Intended Use לבין Indications. אלה שני מושגים שונים לפי MDCG 2020-6, ושימוש חליפי בהם הוא שגיאה.

• ה-IFU לא עומד בכל דרישות GSPR 23.4 לדוגמה: לא מפורטים אביזרים תואמים/מכשירים לשימוש משולב, ואין קישור ל-SSCP כשהוא נדרש.

• חוסר התאמה של 1:1 בין כלל המידע. ה-SSCP לא יסטה מה-IFU ומעלון המידע לחולה.

• החלק המיועד לחולה ב-SSCP הוא עותק של החלק המיועד לאיש המקצוע הרפואי, כלומר רמת הידע של מטופל/משתמש שאינו מומחה אינה נלקחת בחשבון.

3. מידע על דיזיין וייצור

• מכשירי legacy ותיקים מגיעים לרוב ללא כל מידע על שלבי הדיזיין שהוחלו עליהם.

• תרשים זרימת הייצור לא מתאר בבהירות את מיקום שלבי הייצור והבדיקה השונים.

• רק תיעוד של re-validation מסופק (לדוגמה בעקבות שינוי), ללא התיעוד המקורי שמבסס את מצב האימות הראשוני.

• worse case וגדלי המדגם לא מוצדקים על בסיס ניתוח סיכונים.

• כשאותו תהליך מבוצע במספר אתרים בעזרת ציוד דומה, מסופק אימות של אתר אחד בלבד.

4. אתרי ייצור וקבלני משנה

• כתובות קבלני המשנה הקריטיים לא שלמות, או שאתרים משניים שבהם מתבצעות פעילויות ייצור/דיזיין/אחסון חסרים לחלוטין.

• מפרטי המוצר או השירות שבהסכמים חסרים או מדווחים באופן כללי מדי, לדוגמה: ללא תיאור מכשיר, קוד הפניה, מפרטי BOM, היבטים רגולטוריים וכו'.

5. דרישות בטיחות וביצועים כלליות (GSPRs)

• חסרה הצדקה לכך שתקנים מוחלים (באופן חלקי) להדגמת התאמה ל-GSPR. דוגמה קלאסית: יצרן של רשת כירורגית מציין ב-GSPR checklist שלו תקן שנועד לגרפטים של כלי דם, ללא הסבר מדוע התקן הזה רלוונטי למוצר שלו, ואילו סעיפים ממנו מוחלים. זה לא בהכרח שגוי, אבל חייבת להיות הצדקה מפורשת לקשר.

• הערכה שיטתית של מסמכים רלוונטיים כמו ספרות מדעית, הנחיות best practice ותקנים אינה חלק מה-TD. כתוצאה מכך, לא ברורה הסיבה לכך ששיטות הבדיקה ומבחני הקבלה הנבחרים תקפים לחיזוי בטיחות ועמידה בביצועים.

• דרישת GSPR מסוימת מזוהה כ"לא רלוונטית" ללא כל הצדקה או נימוק.

• תיעוד ה-GSPRs לא כולל הפניה ברורה ובלתי מעורפלת למיקום הראיות המשמשות להדגמת ציות בתוך ה-TD.

6. ניהול סיכונים

שש מלכודות מרכזיות מזוהות:

• תיאור אמצעי בקרת הסיכונים לא ברור מספיק. לדוגמה: לגבי סיכון של שימוש לרעה מכוון, מצוין "IFU" כבקרת סיכון, אך ללא ציון איזה מידע נוסף לתיעוד.

• כאשר אזהרה ב-IFU משמשת כאמצעי בקרת סיכון, אין גיבוי של Usability Engineering לאימות שאותו מידע הובן כהלכה ושהוא אפקטיבי.

• אמצעי בקרת הסיכונים שבקובץ ניהול הסיכונים לא תואמים את האפשרויות לפי MDR Annex I GSPR 4. דוגמה נפוצה: לזיהום ביולוגי בעקבות שימוש חוזר במכשיר חד-פעמי, מצוין "אימות עיקור" כבקרת סיכון. אבל אימות עיקור מוכיח שתהליך הייצור עובד. הוא לא מונע ממשתמש לקחת את המכשיר ולהשתמש בו שוב. בקרת הסיכון הנכונה כאן היא עיצוב שמונע שימוש חוזר פיזית, או לכל הפחות תיוג ברור ואזהרה ב-IFU.

• אין יכולת מעקב בקובץ ניהול הסיכונים לאיזו מהרשומות מתייחסת לאימות יישום ולאיזו לאימות אפקטיביות.

• הרמות לקביעה חצי-כמותית של שיעורי occurrence לא משקפות את המציאות הקלינית. לדוגמה: יצרן מגדיר את הרמה "מדי פעם" כסיכון שמתרחש פעם אחת מכל 10 עד 100 מקרים. במציאות הקלינית, סיכון שמתממש אצל מטופל אחד מכל עשרה (10%) הוא לא "מדי פעם", הוא תדיר. הגדרה רופפת כזאת מובילה לכך שהסיכון מקבל ניקוד הסתברות נמוך מהראוי, ועובר את סף הקבילות שלא כדין.

• תכנית ניהול הסיכונים לא כוללת קריטריונים ברורים לקביעת קבילות סיכון. שיטה נפוצה היא שימוש במטריצת סיכונים: כל סיכון שנפל ב"אזור ירוק" או שה-RPN שלו מתחת לסף מסוים - קביל, וסגרנו עניין. ה-MDR לא מקבל את זה. הוא דורש שקבילות כל סיכון תוחלט בנפרד, על בסיס קריטריונים מוגדרים מראש שמסבירים למה אותו סיכון ספציפי קביל, תוך התחשבות בתועלת, בהתאם לידע המדעי והטכנולוגי העדכני, ובשאלה האם הסיכון הופחת עד כמה שניתן באופן סביר.

7. דאטה פרה-קליני וקליני

ביוקומפטביליות

• אין ראיות לכשירות המעריך הביולוגי ו/או מעריך הסיכון הטוקסיקולוגי

• אין ראיות לכשירות המעבדה ו/או אימות שיטת הבדיקה

• חשיפה מצטברת לא נלקחת בחשבון בסיווג (משך המגע)

• זיהוי לא שלם של השפעות ביולוגיות רלוונטיות. לדוגמה: ממצאים ביולוגיים כמו Genotoxicity, Carcinogenicity ו-Reproductive/developmental toxicity לא נבחנים עבור מכשירים הידועים כמכילים חומרי CMR

• הערכת סיכון לא שלמה של נקודות הקצה שזוהו, בעיקר עבור מכשירים שהוסמכו בעבר תחת הדירקטיבות, בשל שילוב של בדיקות ביולוגיות מיושנות, הפניות בלתי סבירות לניסיון קליני, ואפיון כימי חסר

• ייצוגיות פריט הבדיקה לא מוצדק ביחס לכל גורמי ההשפעה הביוקומפטביליים הרלוונטיים

• אין הצדקה לרמת האפיון הכימי שנבחרה, בעיקר כשא בוצעו בדיקות אנליטיות כלל

• תנאי החילוץ (ממסים, זמן, טמפרטורה) בבדיקות כימיות אנליטיות לא מוצדקים

• סף הדיווח בבדיקות כימיות (E&L) לחומרים אורגניים ואנאורגניים לא מתועד ו/או מוצדק

• מינון חשיפה worst case לא נלקח בחשבון בהערכת הסיכון הטוקסיקולוגי

• משקל גוף הנמוך ביותר של אוכלוסיית היעד המיועדת לא נלקח בחשבון

• אין תיעוד לנקודות הקצה הביולוגיות שאמורות להיות מכוסות בהערכת הסיכון הטוקסיקולוגי

• אין הערכה להשפעות על הביוקומפטביליות לאורך חיי המכשיר (אחסון, הובלה, שימוש, עיבוד מחדש)

• אין הצדקה מספקת לקבילות, או שלא ננקטו אמצעים מתאימים כשבדיקות מצביעות על סיכון

• אין הערכת סיכון לחלקיקים, או שהיא לא סבירה

• אין הערכת פערים והשלכות להוכחת תקפות הערכה/בדיקה שבוצעה לפי תקן מיושן

• אסטרטגיה לא ברורה להערכת שינויים

• פעילויות PMS לא מטפלות בסיכונים ביולוגיים ולא מתאימות למעקב אחריהם

תוכנה ומערכות AI/ML

• חוסר שקיפות במודל ה-AI: היצרן לא מסוגל להסביר למה המערכת נותנת פלט מסוים לקלט נתון

• נתונים בלתי מספיקים או אימות לקוי של מאגרי הנתונים: מקורות נתונים חסרים, תיוג נתונים לקוי, מאגרים מוטים או לא מאוזנים

• הרחבת ביצועים קלינים ממאגרי האימון לתחומים חדשים: כלליות מופרזת

• הוגנות ובלתי פניות לא אומתה עבור כלל קבוצות המטופלים

אימות אריזה סטרילית

• אימות תהליך האריזה לא בוחן את גבולות התהליך

• אימות של מכונת איטום/הרכבה אחת בלבד מתוך מאגר מכונות בשימוש שוטף. שוויון מכונות הוא הנחה תיאורטית בלבד ללא ביסוס בנתונים

• סיכוני מכניקה ו/או אקלים צפויים בהובלה שגרתית לא מכוסים בסימולציית ההובלה

• תצורת worse case של מוצר/אריזה/עיקור לא נבדקת באימות ההובלה

• גבול העליון של טווח טמפרטורת האחסון הנתבעת לא מכוסה בחישוב זמן ההזדקנות בניסויי הזדקנות מואצת

• במהלך הזדקנות מואצת, לחות יחסית חייבת להיות מבוקרת, או שיש לתעד נימוק לאי-שליטה בה. זה נושא שנשכח לעתים קרובות

• שלמות וקריאות התיוג לאחר סימולציית הובלה ולאחר הזדקנות לרוב אינה נבדקת

• שיטת הבדיקה שהוחלה לא מאומתת כלל, או שלא מתאימה לאפיון האריזה שנבדק

Design V&V

• חסרה הצדקה ברורה וניתנת למעקב לייצוגיות הדגימות הנבדקות

• דוחות בדיקה רלוונטיים קיימים אצל היצרן אבל לא נכללו ב-TD

• התיוג (כולל IFU, תווית, וחומרי שיווק) כולל טענות ביצועים שלא מגובות בראיות בתיעוד הטכני. כל טענה שמופיעה בחומרי המכשיר - מספרים, אחוזים, יתרונות קליניים - חייבת להיות מוכחת.

• ה-TD לא כולל סיכום שלם של מפרטי המכשיר הסופי

• ה-TD כולל דוחות בדיקה אבל ללא דוח סיכום מנהלים

• ליקויים בהדגמת יציבות המכשיר: אין הערכה לאם המכשיר נפגע בהובלה/אחסון, ההערכה מתמקדת רק ביציבות האריזה הסטרילית ומתעלמת מיציבות המכשיר עצמו, יציבות לאורך חיי המכשיר אינה מוכחת

• נקודות ביניים לניסויי הזדקנות בזמן אמת ו/או מואצת לא הוגדרו, ללא תוצאת ביניים עוברת, לא ניתן לטעון לחיי מדף

• ניסויי הזדקנות בזמן אמת ומואץ צריכים להתחיל בו-זמנית. יש להבטיח שגישת ההזדקנות המואצת משקפת כראוי את השפעות ההזדקנות בזמן אמת

8. מקרים מיוחדים: מוצרים Combination, חומרים ביולוגיים, עיבוד מחדש

מוצרי Drug/Device Combination

• הפניה ל-Drug Master File (DMF) של החומר התרופתי לא מסופקת, כולל מידע על הרשות המוסמכת שאישרה את ה-DMF, מכתב הגישה ל-DMF לא מסופק

• דרישות הרשות המוסמכת לגבי תיק התרופה הנדרש להליך ההתייעצות לא נלקחות בחשבון

• פגישות טרום-הגשה עם הרשויות המוסמכות הרלוונטיות לא מתקיימות

מכשירים המכילים חומרי מקור חי

• GSPR 13.2 נחשב ללא-רלוונטי עבור מכשירים השמיוצרים עם נגזרות חלב (למשל, חלב בעלי חיים) כחומר עזר בייצור

• אין מידע על מעקב או עיבוד של חומר ממקור בעלי חיים שנרכש מספק, היצרן חייב לספק מידע על שרשרת האספקה ולספק ראיות מלאות לציות, כולל ראיות לעיבוד תחת תהליך קפדני לפי Regulation (EU) 722/2012

חומרים הנספגים או מתפזרים מקומית

• לא נבחן לעומק האם MDS 1008 חל על המכשיר הנבדק

• כל המאפיינים הקשורים ל-MDS 1008 שהם stability-indicating צריכים להיות מוערכים בתום חיי המדף.

• ה-GSPRs הרלוונטיים ל-MDS 1008 לא הוערכו לעומק לאור שימוש המכשיר המיועד

• לא מסופקת הצדקה להיעדר מחקרים רלוונטיים הקשורים ל-MDS 1008

• הגדרת שוויון לא מספיקה לנתוני ספרות ממכשיר שווה ערך

• נטענות טענות שמצביעות על חומרים שעשויים להיחשב תרופות, ללא נימוק מדעי, ניתן למעקב ואמין

• לא מוחל הסיווג הנכון תחת Rule 14 (כלומר Class III) כשהמכשיר מכיל חומרים שעשויים להיחשב תרופות

עיבוד מחדש (Reprocessing)

• היצרן לא העריך את הדרישות הלאומיות והאירופאיות לעיבוד מחדש

• לא ניתן לעקוב אחר הנימוק לבחירת worse case לאימות

• אין ראיות לאימות שיטות הבדיקה בעת הבדיקה

• בניתוח הסיכונים לא מטופלות כל הנקודות הרלוונטיות לעיבוד מחדש

• הוראות עיבוד מחדש לא ניתנות לזיהוי לפי תאריך/גרסה עדכנית

• אין מפרט של הזמן המרבי בין סוף השימוש לתחילת הטיפול הראשוני

• לא מצוין תהליך ניקוי/חיטוי אוטומטי למרות שהמוצר יכול לעמוד בכך

• איכות המים המיקרוביולוגית לשטיפה הסופית לא מפורטת דיה

• ההוראות לעיבוד מחדש לא מתחשבות בציוד ותהליכי העיבוד הנפוצים ב-EU

• נהלי displacement כוח הכבידה לעיקור בחום לח מצוינים בהוראות, למרות שהם לא state of the art

• אין הגבלה על מספר מחזורי העיבוד מחדש למרות מאפייני דיזיין קריטיים

• נדרשות יותר משתי נקודות זמן תצפיתיות לביסוס בטיחות מוצר עם אורך חיים בלתי מוגבל

• אין ראיות לכך שהתיוג יהיה קריא לאורך כל חיי המכשיר המיועדים

9. הערכה קלינית: CEP, CER, PMCF ו-SSCP

תכנית ההערכה הקלינית (CEP)

• הגדרת GSPRs שדורשים נתונים קליניים: GSPRs לא מזוהים, לא שלמים, ולא מיושרים עם חלקים אחרים ב-TD.

• מטרת השימוש המיועד ואינדיקציות: מטרת השימוש המיועד מעורפלת או חסרה, ואין הבחנה ברורה בין Intended Purpose ל-Indications. על פי MDCG 2020-6 - אינדיקציות הן המצב הקליני שהמכשיר מיועד לטפל בו, והן לא זהות לתיאור הפעולה.

• תועלות קליניות: התועלת הקלינית (תפקיד המכשיר בשיפור בריאות המטופל) לא מתוארת בבהירות.

• מפרט שיטות ופרמטרים: ה-CEP לא מפרט בצורה ברורה את השיטות לבחינת היבטים איכותיים וכמותיים של בטיחות קלינית, עם הפניה מפורשת לקביעת סיכונים שיוריים ותופעות לוואי.

• תכנית פיתוח קלינית (CDP): היצרן לא מספק CDP עבור מכשירי legacy. לפי MDR Annex XIV, תכנית פיתוח קלינית (CDP) מצופה לכלל המכשירים, אם כי ברמת פירוט שונה למכשירי legacy.

דוח ההערכה הקלינית (CER)

• תדירות עדכונים: לא מוגדרת תדירות עדכון ה-CER, או שהנימוק לתדירות שנקבעה לא מתחשב בכל הנסיבות הרלוונטיות.

• הגדרת State of the Art (SOTA): ה-SOTA לא מוגדר בבהירות ו/או לא שלם. לא ברור איך קריטריוני הקבלה לכל תוצאת בטיחות וביצועים נקבעו על בסיס ה-SOTA.

• ראיות קליניות מספיקות: לא מסופקות ראיות קליניות מספיקות לתמיכה ב-GSPRs החלים ובכל הטענות הקליניות שנעשות בתיעוד הטכני, לרבות תיוג והוראות שימוש.

• ניתוח תועלת-סיכון: מסקנות לגבי קבילות יחס התועלת-סיכון לא לוקחות בחשבון את כל הנתונים הזמינים.

• חיי המכשיר: חיי המכשיר לא מוגדרים, או שנטען שהם בלתי מוגבלים ללא הגדרה.

תכנית ה-PMCF ודוח ההערכה

תוכן תכנית ה-PMCF:

• תכנית ה-PMCF לא כוללת את כל האלמנטים הנדרשים לפי Annex XIV Part B

• הדוח חסר ולא מפרט את מצב הפעילויות

שיטות PMCF כלליות וספציפיות:

• תכנית ה-PMCF לא מבחינה בצורה ברורה בין פעילויות PMCF כלליות לספציפיות

• לא מסופקת הצדקה לאי-ביצוע PMCF ספציפי כשהדבר מתאים

שינויים בתכנית PMCF:

• שינויים משמעותיים בפעילויות PMCF שנבדקו ואושרו בעבר לא מועברים ל-NB מראש לפני שהם מיושמים

ה-SSCP

• יצרנים לא כוללים כימות הסיכונים בסעיף 4 של ה-SSCP

• ניסוח החלק המיועד ל-Lay users לא מותאם לרמת הקריאה של אדם ללא השכלה רפואית פורמלית

• ה-SSCP כתוב בשפה רגולטורית ו/או של מערכות איכות, שאולי לא תובן במלואה על ידי איש מקצוע רפואי או מטופל

• לא מסופק מידע ספציפי שנדרש ב-MDCG 2019-9

• סיכום חלקי של הראיות הקליניות, כשהראיות האובייקטיביות לא מספיקות מבחינת כמות ו/או איכות

• מידע חסר או חלקי לגבי טיפולים חלופיים

10. PMS ו-PSUR

תכנית ה-PMS

• חוסר ספציפיות: תכנית ה-PMS לא ספציפית לסוג מכשיר רפואי מסוים.

• מידע חסר ולא מפורט: רמת המידע בתכנית ה-PMS חסרה/לא שלמה ביחס לכל הדרישות לפי Annex III 1.1(b).

• PMCF ותכנית ה-PMS: תכנית ה-PMS לא מספקת הצדקה מספיקה לכך שה-PMCF לא רלוונטי.

ה-PSUR

• פעולות שנעשו כמשוב לתיעוד הטכני (Risk Management, CER ושאר אלמנטי ה-TD) לא משתקפות ב-PSUR כשהן רלוונטיות.

• החלטה לאי-עדכון ה-SSCP על בסיס המידע והנתונים שהוצגו ב-PSUR לא ניתנת למעקב.

בשורה התחתונה

כשה-NBs מפרסמים מסמך כזה, הם נותנים לכם בעצם מפה של שדה המוקשים. כל פריט ברשימה הזו הוא טעות שמישהו עשה בפועל, בתיעוד אמיתי, ונבדקה על ידי סוקר אמיתי.

הדרך הכי חכמה להשתמש ברשימה הזו היא לא לקרוא אותה פעם אחת ולשים אותה בצד, אלא להפוך אותה לרשימת בדיקה (checklist) עבור כל תיעוד טכני שאתם מכינים או בודקים לפני הגשה. כל אחת מהמלכודות האלה היא שאלה שצריך לשאול: "האם אנחנו בטוחים שזה לא קורה אצלנו?"