מי מחליט שה-FDA מגיע אליכם, וכל כמה זמן: פיקוח מבוסס סיכון ותוכנית ה-VIP
כתבתי כאן על איך לצלוח ביקורת FDA בעידן ה-QMSR, עם ה-Cheat Sheet לכל נושא.
המאמר הזה עונה על השאלה שבאה לפניה: למה דווקא אלינו, ולמה עכשיו?
התשובה היא שאין יותר לוח זמנים קבוע.
יש מודל שמקצה משאבי פיקוח לפי סיכון, ויש בו כמה משתנים שנמצאים בשליטתכם.
ויש גם תוכנית התנדבותית, שכמעט אף אחד לא מכיר, שמאפשרת להשפיע על המודל הזה באופן יזום.
היא נקראת VIP.
בסוף המאמר תהיה לכם תשובה כנה לשאלה אם היא שווה לכם, כולל המקרים שבהם היא לא.
הבסיס החוקי: לוח זמנים מבוסס סיכון
סעיף (h)(1)510 לחוק קובע שכל מפעל שחייב ברישום כפוף לביקורת. מה שמעניין הוא הסעיף הבא.
סעיף (h)(2)510 קובע שה-FDA יבקר מפעלי מכשור רפואי "in accordance with a risk-based schedule established by the Secretary".
כלומר, לא כל שנתיים, לא לפי מחזוריות קבועה, אלא לפי לוח זמנים שהרשות בונה על בסיס סיכון.
וסעיף (h)(4)510 מפרט את הגורמים שחייבים להישקל בבניית הלוח הזה:
היסטוריית הציות של המפעל
הרשומות, ההיסטוריה והאופי של הריקולים
הסיכון האינהרנטי של המוצר
תדירות והיסטוריית הביקורות, כולל האם המפעל נבדק בארבע השנים האחרונות
האם המפעל נבדק על ידי ממשלה זרה או על ידי גוף מוכר
כל קריטריון נוסף שהרשות תמצא כמתאים
קראו שוב את הרשימה.
שניים מהגורמים הם היסטוריה של המוצר ושל התעשייה, ואתם לא יכולים לשנות אותם.
שלושה אחרים הם תוצאה ישירה של איך אתם מתנהלים. היסטוריית ציות, היסטוריית ריקולים, ומבדקים של גופים אחרים.
כלומר, הריקול שביצעתם לפני שנתיים, ואיך ביצעתם אותו, נמצא בתוך המשוואה שקובעת מתי החוקר יגיע.
מה שכבר כתבתי, ומה שנשאר לומר
את המבנה של תוכנית הציות, ששת תחומי ה-QMS ושני מודלי הביקורת, פירקתי כאן באפריל בשיטת הבדיקה החדשה של ה-FDA. את ההיערכות המעשית כתבתי ביולי באיך לצלוח ביקורת FDA בעידן ה-QMSR. ואת מה שנאמר בשאלות ובתשובות בטאון הול, כולל ביטול הדגימה הסטטיסטית והיחס למבדק הנוטיפייד בודי ול-MDSAP, פירטתי בשבע ההבהרות.
כאן נשארו שתי נקודות שנוגעות ישירות לשאלה מי מבוקר, וכמה עמוק.
מה נבדק בכל ביקורת, בלי יוצא מן הכלל: רישום וליסטינג, אישורי השיווק, ו-483 קודם או בעיות ציות קודמות.
שווה לעצור על הראשון.
רישום וליסטינג לא תקינים הם הדבר הראשון שהחוקר רואה, לפני שהוא מגיע בכלל לנושא שבגללו הגיע.
והפטור של 21 CFR 820.180(c) בוטל. בתקנה הישנה, דו"חות סקר הנהלה, מבדקים פנימיים ומבדקי ספקים היו חסויים בפני החוקר. ה-FDA כותב במפורש בשאלות ובתשובות שלו על ה-QMSR:
"The QMSR gives the FDA the authority to inspect management review, quality audits, and supplier audit reports. The exceptions that existed in the QS regulation at § 820.180(c) are not maintained in the QMSR".
הנימוק שה-FDA נותן מעניין לא פחות: כיוון שיצרנים ממילא מספקים את המסמכים האלה לרגולטורים אחרים, אין נטל נוסף בהעמדתם גם לרשותו.
בפועל זה אומר ששלוש הרשומות שנכתבו במשך שנים מתוך הנחה שאף חוקר FDA לא יראה אותן פתוחות עכשיו לעיון. זה משנה איך כותבים אותן.
וסיווג התוצאה:
סיווג NAI כשלא נצפו ליקויים,סיווג VAI כשנצפו ליקויים עם השלכה מינימלית על בריאות הציבור, וסיווג OAI כשיש ליקויים משמעותיים שמצדיקים פעולה רגולטורית.
הסיווג הזה לא נגמר עם סגירת הביקורת. הוא נכנס להיסטוריית הציות, וממנה חזרה למודל שקובע מתי תבוקרו בפעם הבאה.
VIP: הדרך היזומה היחידה להיכנס למשוואה
מה זה
השם VIP הוא קיצור של Voluntary Improvement Program.
ה-FDA מתאר אותו כ-"a voluntary quality maturity appraisal program assessed by third-party", שמטרתו
"improve product quality, safety and availability through a focus on continuous improvement".
בשונה מכל מה שאתם מכירים, זו לא הערכה של עמידה בסעיפים.
זו הערכה של בגרות התהליכים שלכם.
מי מנהל:
גוף בשם ISACA וה-Case for Quality Collaborative Community מנהלים את ההערכות במשותף.
ה-CDRH מתאם מולם ומול היצרנים המשתתפים.
מי זכאי:
האתר הוא חלק ממחזור החיים של מוצר רפואי שמופץ בארה"ב
היסטוריית ביקורות חיובית
אין סטטוס OAI פעיל ואין הליך משפטי
הניסוח בגיידנס:
"Generally, to be eligible for the VIP, a manufacturer is expected to have a history of being in compliance with the applicable requirements of the FD&C Act and its implementing regulations".
יש גם אפשרות לשקול, לגופו של עניין, אתרים בלי היסטוריית ציות קודמת מול הרשות, למשל יצרני רכיבים שאינם חייבים ב-21CFR Part 820.
התוכנית פתוחה רק ליצרנים של מוצרים בפיקוח CDRH.
מה ההשתתפות כוללת:
הערכה שנתית שמזהה חוזקות והזדמנויות ומשתפת שיטות עבודה מיטביות, תיעדוף של הזדמנויות השיפור, בניית תוכניות יישום, וצ'ק-אין רבעוני עם ה-lead appraiser. זו התחייבות מתמשכת, לא אירוע חד פעמי.
מה ה-FDA נותן בתמורה
ארבעה דברים, ושווה לדרג אותם לפי כמה הם באמת מוחשיים.
1. שקילה בתכנון ביקורות מבוסס סיכון
הניסוח של ה-FDA:
"may consider information from a participant's appraisals, as appropriate, in risk-based inspection planning".
ומיד אחריו הסייג:
"appraisals performed through the VIP do not constitute a new regulatory requirement or serve as an equivalent to an FDA inspection"
וכן,
"FDA retains the inspection authority granted under the FD&C Act and may conduct inspections at VIP sites, including, but not limited to surveillance, premarket, or for cause inspections as appropriate".
אין כאן הבטחה להפחתת תדירות.
יש הצהרה שהמידע עשוי להישקל. זה היתרון שהכי מדברים עליו, והוא הרופף מכולם.
2. הודעות שינוי של 30 יום
לשינויים שקשורים לשיפורי איכות, ה-FDA מתכוון לבחון "within 10 calendar days as resources permit", במקום 30, אם כי הוא שומר לעצמו את הזכות להשתמש במלוא 30 הימים.
זה יתרון מדיד בימים.
3. תוספות לשינוי אתר ייצור
תוספת לשינוי אתר ייצור נבחנת בדרך כלל תוך 180 יום במסלול PMA, ותוך 75 יום במסלול HDE. למשתתפי התוכנית ה-FDA מתכוון לבחון אותה תוך 25 ימים קלנדריים, ככל שהמשאבים מאפשרים, ושומר לעצמו את הזכות להשתמש במלוא התקופה המקורית.
קיצור מ-180 יום ל-25 הוא הבדל שמשנה תוכניות עסקיות.
4. פורמט הגשה מצומצם
משתתפי VIP רשאים להשמיט אלמנטים מסוימים מהודעות 30 יום, מתוספות שינוי אתר וממודולי ייצור, אם ההערכה כבר אימתה את יכולות הבקרה. לדוגמה, אין צורך להגיש מחדש
"procedures established for the identification, documentation, validation, review, and approval of the manufacturing changes".
ובנוסף: מעורבות פרואקטיבית
ה-FDA מתחייב ל:
"engage proactively with participating manufacturing sites to resolve any issues (such as signals, potential safety issues, or recalls)" .ולשתף פעולה קודם כדי למתן את ההשפעה ואז כדי לזהות וליישם את הפתרון היעיל ביותר, שעשוי לכלול תוכנית פעולה ותקשורת סדירה
ומה ה-FDA לא נותן
זה חשוב לא פחות, ושווה לקרוא לפני שמחליטים.
זו לא חסינות מאכיפה. "Participation in the VIP does not alter a firm's existing regulatory obligations under the FD&C Act, nor does it impact FDA's enforcement authority under the FD&C Act. As is always the case, the Agency retains discretion to take enforcement action when appropriate."
זו לא הערכה שמחליפה ביקורת. "Information obtained through the course of the VIP is not intended to be a substitute for evidence collected during the course of an FDA inspection."
ה-FDA כן מקבל מידע עליכם. הצד השלישי משתף איתו "high-level appraisal scores for each assessed practice area, by firm name and location", וכן מידע מצטבר מנוטרל זיהוי. כלומר, הציונים שלכם, עם שם וכתובת, מגיעים לרשות.
זו נקודה שצריך לשקול בכובד ראש. אתם מוסרים לרשות תמונת בגרות של התהליכים שלכם, מרצונכם.
מתי מסירים אתכם מהתוכנית
אפשר לפרוש מרצון בכל עת, בהודעה לגוף ההערכה או ל-FDA.
וה-FDA רשאי להסיר משתתפים
"if participants do not engage with FDA on certain issues, or for any other reason that FDA determines is in the best interest of the public health"
בנוסף, ההשתתפות עלולה להיות מושעית במקרים של:
פספוס נקודות ביקורת ביותר מ-60 יום
אי מסירת מדדי ביצוע
דחיית ההערכה ביותר מ-90 יום
מסירת מידע כוזב
ומי שהוסר, בדרך כלל לא יוכל להצטרף שוב עד שהסוגיות הפתוחות ייפתרו ויאומתו על ידי ה-FDA.
האם זה שווה לכם?
אני אתן תשובה ישירה, כי זו שאלה שאפשר לענות עליה.
כדאי לכם אם
יש לכם PMA או HDE, ואתם מגישים באופן שוטף הודעות 30 יום או תוספות לשינוי אתר. כאן התועלת מדידה: מ-30 יום ל-10, ומ-180 יום ל-25. אם אתם עושים את זה כמה פעמים בשנה, ההחזר ברור.
אתם בתהליך של הרחבת ייצור או העברת אתרים. תוספות שינוי אתר הן המקום שבו התוכנית משתלמת הכי הרבה.
אתם ארגון עם מערכת איכות בוגרת שמחפש מראה חיצונית. ההערכה עצמה, בלי קשר להטבות מול ה-FDA, היא מנגנון שמסתכל על בגרות התהליכים ולא על עמידה בסעיפים. זה סוג משוב שקשה לקבל ממבדק רגיל.
פחות כדאי לכם אם
יש לכם (k)510 בודד ואין לכם הגשות שוטפות. שלוש מארבע ההטבות נוגעות להגשות PMA ו-HDE. בלעדיהן נשאר רק היתרון הרופף של "שקילה בתכנון ביקורות".
אתם חברה קטנה עם משאבי איכות מצומצמים. הערכה שנתית, צ'ק-אין רבעוני, מדדי ביצוע ותוכניות שיפור הן עבודה אמיתית ומתמשכת. אם צוות האיכות שלכם הוא אדם וחצי, זה יבוא על חשבון משהו.
אתם מצפים להפחתת תדירות ביקורות. אין הבטחה כזו, וה-FDA אומר את זה בשלוש דרכים שונות.
יש לכם סטטוס OAI פעיל. אתם לא זכאים.
מה כן בשליטתכם, גם בלי VIP
נחזור לגורמים בסעיף (h)(4)510, ונראה על מה באמת אפשר להשפיע.
היסטוריית ריקולים ותיקונים. לא רק כמה ריקולים ביצעתם, אלא הרשומות, ההיסטוריה והאופי שלהם. ריקול שבוצע מוקדם, עם תחקיר מבוסס והיקף שהוגדר נכון, נראה אחרת מריקול שהתרחב שלוש פעמים. וזה חוזר להחלטות 806 שלכם: מתי הגדרתם משהו כתיקון או כהסרה, ועל בסיס מה.
היסטוריית הציות. סגירה אמיתית של ממצאי 483 קודמים, עם ראיות לאפקטיביות. סיווג VAI שחזר על עצמו באותו נושא הוא סיפור שונה מ-VAI שנסגר ולא חזר.
מבדקים של גופים אחרים. MDSAP נכנס לשיקול, ודו"ח מבדק MDSAP מתקבל כתחליף לביקורת שגרתית מסוג surveillance. זה לא חל על ביקורת for cause, על מעקב ציות או על ביקורת טרום-אישור.
רישום וליסטינג. נבדקים בכל ביקורת, בלי יוצא מן הכלל. פער שם הוא הדבר הראשון שנרשם.
ורשומות סקר ההנהלה והמבדקים הפנימיים. מאז שהפטור בוטל, הן חלק ממה שהחוקר יכול לבקש. סקר הנהלה שכתוב כפרוטוקול אמיתי, עם החלטות ועם בעלים ומועדים, הוא נכס. סקר הנהלה שכתוב בשלוש שורות כדי לסמן וי הוא חשיפה מיותרת.
טעויות שחוזרות
להניח שיש מחזוריות קבועה. אין. יש מודל שמקצה משאבים לפי סיכון, ואתם משתנה בתוכו.
להתייחס ל-VIP כאל תעודה. היא לא ואין ממנה הטבה מובטחת בביקורות, וה-FDA מקבל את הציונים שלכם עם שם וכתובת.
להצטרף ל-VIP בגלל הציפייה לפחות ביקורות. ההטבות המוחשיות הן בזמני בחינה של הגשות. מי שאין לו הגשות כאלה, לא יקבל את הערך.
לשכוח שרשומות סקר ההנהלה והמבדק הפנימי כבר לא מוגנות. זה שינוי שדורש שינוי בכתיבה, לא רק בידיעה.
להתייחס לריקול כאל אירוע שנגמר כשהוא נסגר. הוא נשאר בהיסטוריה, והוא גורם מפורש בחוק לקביעת תדירות הביקורות.
להניח ש-MDSAP פותר הכל. הוא מחליף ביקורת שגרתית, לא את השאר, וכשה-FDA מגיע הוא עובד לפי התוכנית שלו.